Tout le monde a déjà entendu parler des notes de frais. En revanche, peu de gens ont une idée du degré de complexité de ce dispositif. L’appellation « notes de frais » dissimule plusieurs types de factures soumises à des remboursements très différents.

Spécificités des notes de frais

Une entreprise peut organiser son système de notes de frais de plusieurs façons. D’une part, il est possible d’opter pour un forfait dédié aux frais professionnels. D’autre part, l’employeur peut opter pour un régime non-forfaitaire. Dans ce cas, l’employé doit produire toutes les factures de ses dépenses. Ce sont ces documents qui permettent de se faire rembourser. Chaque facture doit comporter le nom des invités et le motif.

Mode de calcul d’une note de frais

Pour en savoir plus sur les notes de frais, il faut commencer par découvrir comment s’effectue leur calcul. Le montant d’une note de frais est évalué en faisant la somme de l’ensemble des dépenses professionnelles que le travailleur a engagé pendant une période donnée. Parfois, l’entreprise va prendre en charge 50% des frais. Ces derniers peuvent être professionnels ou personnels. Avec l’augmentation du télétravail, l’entreprise peut payer 50% des dépenses liées à la connexion internet. Quant aux dépenses liées au déplacement, de nombreuses entreprises établissent des quotas de remboursement. Le calcul permettant de payer les notes de frais est effectué toutes taxes comprises. Mais il peut arriver que l’entreprise récupère la TVA pour certaines catégories de frais.

Cas particulier des notes de frais liées au déplacement

Contrairement à ce que certaines personnes affirment sur les réseaux sociaux, le calcul des frais kilométriques est plus complexe qu’il en a l’air. En effet, il est obtenu grâce à un calcul spécifique. Ces frais de transport ne peuvent pas être inclus dans la catégorie des frais bénéficiant du régime d’indemnisation forfaitaire. Les frais kilométriques sont remboursés en tenant simultanément compte de la puissance du moteur du véhicule et de la distance parcourue. Il faut noter que seuls les trajets autres que ceux entre le domicile et le travail peuvent être remboursés.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *